Intranet-Praxis
Klassische DO’S and DON´TS bei der Konzeption und Umsetzung von Intranets
So beeinflussen Sie den Aufbau & die Weiterentwicklung Ihres Intranets POSITIV:
1) Legen Sie die Verantwortlichkeiten in Ihrem Intranet Team frühzeitig fest.
2) Bilden Sie ein cross-funktionales Intranet-Team - mit Vertretern aus den Bereichen Kommunikation, Marketing, IT und Personalwesen. Und integrieren Sie ggf externe Berater, die die komplette Neu-Einführung vorantreiben und begleiten. Stimmen Sie sich frühzeitig über Termine und Arbeitsschritte ab.
3) Auch nach der Intranet-Einführung sollte ein Kern-Team für das Intranet verantwortlich bleiben. Definieren Sie im Kommunikationsbereich direkte Ansprechpartner für alle Mitarbeiter und im IT-Bereich nachgelagerte Ansprechpartner, die dauerhaft zum Intranet-Team gehören.
4) Involvieren Sie frühzeitig Ihre Mitarbeiter bei der Konzeption & Planung Ihres Intranets. Informieren Sie diese, was ein gutes Intranet leisten kann und fragen Sie nach den Informationsbedürfnissen und Wünschen, die Ihre Mitarbeiter an ein neues Intranet haben.
5) Achten Sie besonders auf gute und intuitive Benutzerführung (Usability). Intranets haben häufig sehr viel mehr Inhalte als typische Websites. Wichtig ist daher eine klare und selbsterklärende, logische Struktur. Begriffe der Navigation müssen eindeutig und die Inhalte hinter den Begriffen erwartungskonform sein. Ebenso wichtig ist der optische Aufbau, die Platzierung von Botschaften und das Design, das optisch durch die Inhalte führt.
6) Inhalte sollten nach Schlagworten gefunden werden können. Verschlag-worten Sie daher die Inhalte – am besten dort, wo sie eingegeben werden. Denn nur dann sind Sie über die Suchfunktion auch auffindbar.
7) Unterstützen Sie den freien und direkten Austausch Ihrer Mitarbeiter untereinander. Ein zentrales „Directory“, das Zuständigkeiten, Verantwortlichkeiten und Kontaktdaten einfach auffindbar macht, hilft dabei enorm.
Social Media Elemente wie der persönliche Arbeitsbereich jedes Mitarbeiters, „Bewertungsfunktionen“ und „Kommentarfunktionen“ sind in modernen Intranets ebenfalls häufig zu finden. Bedenken bezüglich der falschen Nutzung kann mit klaren „Intranet-Richtlinien“ begegnet werden.
8) Jeder Inhalt Ihres Intranets sollte einen Autor und ein (Erstellungs) Datum aufweisen. Achten Sie dabei auch auf eine( automatische) zeitliche Limitierung von Inhalten – nichts ist schlimmer für ein dynamisches Intranet als "Inhalts-Wüsten" mit veralteten Informationen.
Klassische DON´TS bei der Konzeption & Erstellung von Intranets:
1) Die Konzeption & Planung des neuen Intranets wird exklusiv zur „Chefsache“ gemacht und findet primär im Headquarter statt.
2) Mitarbeiter und Fachabteilungen erfahren erst kurz vor Fertigstellung des neuen Intranets, dass sie Wissen und wichtige Inhalte aus ihren Bereichen einzupflegen haben.
3) Das Intranet wird primär als Top-Down-Informationskanal definiert– und die Mitarbeiter haben wenig Einflußnahme und Mitwirkung
4) Die Strukturen des Intranets werden weitgehend den Mitarbeitern überlassen. Wie in der freien Marktwirtschaft wird sich der wichtigste Inhalt schon durchsetzen.
5) Der IT-Bereich wird als reiner Dienstleister für Ihr Intranet genutzt. Strategie und Konzeption übernimmt der Kommunikationsbereich.
6) Es wird als ausreichend angesehen, die IT Abteilung erst dann zu involvieren, wenn Ihr Intranet bereits fertig geplant und ein Maßnahmen- und Zeitplan umzusetzen ist.
7) Sie überlassen es Ihrer IT Abteilung, das Intranet zu konzipieren. Die Entwicklung des Intranets wird primär als technische Aufgabe gesehen und deshalb erhält die IT den Vortritt. Alles Weitere wird sich schon ergeben.
8) Sie gehen davon aus, dass Ihre Mitarbeiter mit Internet & Intranet ausreichend vertraut sind. Und Ihr Intranet wird so selbst erklärend sein, dass eine Einführung und Schulung nicht mehr notwendig ist.
9) Sie sind zuversichtlich, dass Ihr „neues“ Intranet lange Zeit nicht mehr verändert werden muß. Kritikpunkte von Mitarbeitern können Sie getrost als „Nörgeln“ abtun, denn eine 100-prozentige Zufriedenheit aller Mitarbeiter wird man sowieso nie erreichen.